"HACERLO BIEN A LA PRIMERA VEZ"- PHILIP CROSBY

La filosofía de la calidad de Philip Crosby ofrece ideas que son de gran ayuda para que las empresas establezcan los planes necesarios para la mejora continua de la organización. Algunas de estas ideas son:

LOS ABSOLUTOS DE PHILIP CROSBY

CERO DEFECTOS

Es una norma de desempeño que consiste en concentrarse en evitar los defectos más que detectarlos y corregirlos.

Para conseguir trabajar sin defectos es preciso: 

• Una decisión fuerte de implantación.
• Cambio de cultura o del entorno de trabajo. 
• Actitud de apoyo de la dirección.

LAS 6 C´S DE CROSBY

Toda empresa que busca la calidad total necesita:

• Comprensión
• Compromiso
• Competencia
• Comunicación
• Corrección
• Continuidad

LAS 3 T´S DE CROSBY

El directivo debe invertir su tiempo en las actividades del programa de calidad.

Debe aportar su capacidad y conocimiento participando actividades de calidad.

Debe aprobar los recursos para la implantación de soluciones propuestas.

CONCLUSIÓN

A través de las ideas de Philip Crosby, como “hacer las cosas bien a la primera vez”, “cero defectos” y la prevención en lugar de la corrección, la empresa logrará reducir sus costos, crear un cambio de cultura en la organización y lo más importante : La satisfacción del cliente.

CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL DE DISNEY

La cultura y clima organizacional de Walt Disney Company ha sido un factor clave de su exito, es por eso que es importante analizar algunos puntos que podrían aplicarse a nuestras empresas:

CULTURA ORGANIZACIONAL

• Cuidar los Detalles: Todos los integrantes del “reparto” tienen permitido interrumpir cualquier actividad que estén realizando para ayudar a un “invitado”  que lo necesite. 
• Cultura para todos: Los nuevos empleados pasan por una capacitación llamada “Tradiciones”, con la cual se busca transmitir las creencias prácticas y las tradiciones que tienen los parques desde sus orígenes.

• Ser extremadamente amistosos: Deben sonreír, mantener una actitud positiva, crear empatía con el cliente y hacerles creer que no existe experiencia que se le parezca. 
• Limpieza: Cada trabajador tiene la tarea de que el parque parezca nuevo todos los días, desde su apertura hasta su cierre.

CLIMA ORGANIZACIONAL

El fundador del gigante del entretenimiento Walt Disney, siempre defendió que los trabajadores de sus parques de atracciones debían tener condiciones laborales excelentes, con el fin de que su alegría se transmitiese a las personas que los visitaban.

• Tienen empleados felices, a través de reconocer su trabajo. 

• Se cercioran de contratar empleados con actitud para dar un buen servicio.

EJEMPLO DE PLANEACIÓN DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

A continuación se presenta un ejemplo de la planeación de una auditoria administrativa al área de reparto de un periódico local.

PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA

• Alcance: Área de reparto
• Objetivo: Evaluar  la eficiencia del área de reparto para señalar los aspectos  que requieren una mayor atención por parte de la dirección de la empresa.

PASO 2: ELEGIR LAS TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN A UTILIZAR

• Investigación Documental

Se revisarán la documentación del área de reparto para conocer las rutas, los tratados y convenios con los clientes, las funciones de los repartidores y verificar si hay reportes de quejas por parte de los clientes y suscriptores.

• Observación Directa

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante.

Con la información obtenida de la investigación documental, se acudirá a algunos domicilios de los clientes para verificar, checar y detectar las deficiencias en el reparto.

• Cuestionarios

Cuestionario de análisis de funciones del trabajo (para repartidores)

Cuestionario general (para clientes)

PASO 3: FIJAR FECHAS PARA CADA ACTIVIDAD DE LA AUDITORIA

PASO 4: REALIZAR AUDITORIA

PASO 5: EMITIR DICTAMEN

Una vez que se lleve a cabo el plan de Auditoria se emitirá el dictamen a través de un informe donde se darán a conocer los incumplimientos y deficiencias observadas:

“En la empresa se presenta un problema en el área de reparto del periódico a domicilio. En las suscripciones anuales que se tienen, los clientes necesitan el ejemplar a diferentes horas de la mañana y al haber solo una ruta, en algunos casos el periódico se les deja fuera del domicilio generando disgusto en los clientes. “

CAUSAS, EFECTOS Y FORMAS DE EVITAR EL EXCESO DE INVERSIÓN EN INVENTARIOS

Los inventarios constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso y artículos terminados.

Un exceso de inversión en inventarios es cuando el inventario representa  una cantidad excesiva de lo que se necesita, ya sea para el desarrollo de productos o un exceso de productos para el propio límite de la empresa.

Esta deficiencia se presenta cuando no se guarda la proporción adecuada:

a)Con el tiempo normal de su recuperación

b)Con los otros elementos financieros de la empresa, fundamentalmente con el importe y volumen de ventas. 

PRINCIPALES CAUSAS

• Deseo de no perder la reputación mercantil, por falta de existencias.

• Falta de coordinación adecuada entre departamentos (compras, producción, ventas)

• Inclinación a la especulación, compra anticipada de mercancías en cantidades superiores a las normales.

• Deseo de aprovechar ventajas ofrecidas por proveedores: descuentos, bonificaciones y facilidades de pago.

EFECTOS

• Obsolescencia

Cuanto más tiempo permanece el inventario en el almacén, más corre el riesgo de obsolescencia. 

• Gastos de manejo, almacenaje y seguros

Sostener un inventario requiere que la empresa pague los costos de mantenimiento. costos de almacenamiento y seguros en los artículos del inventario.

• Deterioro de las mercancias

Exigen que la empresa venda el artículo a un gran descuento.

• Problemas de liquidez

El exceso de inventario no genera dinero en efectivo o cuentas por cobrar, lo que significa que una empresa no puede tener suficiente dinero en efectivo para gastos de funcionamiento. 

FORMAS DE EVITARLO

Una mejor planificación de inventario, el método Justo a Tiempo y una previsión precisa de la demanda de los consumidores.

Las empresas deben apuntar a una tasa de rotación que coincida con la media del sector y produce el flujo correcto de la mercancía para impulsar el crecimiento de las ventas y optimiza los beneficios. 

ESTILOS DE DIRECCIÓN

A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante identificar el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad de los colaboradores.

Los principales estilos de dirección son:

ESTILO AUTOCRATICO

El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados.

 El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo  tensos.

ESTILO PATERNALISTA

Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas. No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad.

ESTILO LAISSEZ FAIRE 

El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados.

ESTILO DEMOCRÁTICO

El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad  y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.

Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.

ESTILO BUROCRÁTICO

La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.

ESTILO INSTITUCIONAL

El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.

Es importante evaluar el estilo de dirección que se emplea en una organización, ya que este contribuirá en gran manera a la consecución de los objetivos y al clima laboral de la misma.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Toda empresa esta conformada por recursos humanos, materiales y financieros que se relacionan entre si para lograr un objetivo común. Para que haya una buena coordinación de estos recursos y un buen funcionamiento dentro de la empresa es necesaria la administración, ya que a través de ella se logra planear,organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr con eficiencia y eficacia los objetivos organizacionales. 

Es por ello que es importante que en toda empresa exista un profesional en Administración, ya que éste tendrá los conocimientos y habilidades para tomar las mejores decisiones que lleven a la empresa a alcanzar todas aquellas metas que se proponga.